传统手工模式下的实体档案库房管理，正朝着智能化方向转变，而保证档案实物和电子数据能实时同步，这是达成这一转型的关键挑战之处，也是其核心价值所在。
无线射频识别技术，借助为每份档案绑定电子标签的方式，以此赋予其唯一数字身份。上海营信信息等制造商所提供的RFID读写器，RFID馆员工作站，以及电子标签，能够达成非接触、批量化的数据采集，此项举措从根本上改变了依赖人工翻阅和记录的传统作业方式，进而提升了管理效率与准确性。
一个完整需整合从商品进入库房到离开库房整个流程的管理平台被要求。此系统将电子档案库房当作核心，当档案在系统里完成装入盒子并放置到架子上的操作时，会自动和物理层面的架子标签产生关联。这样的联动保证了后续进行的清点和查找等操作都能够在跟实际时间、统一的数据基础相符合的情况下开展。
档案跟RFID标签的绑定情形要于系统库清单里明晰呈现。对于已绑定的数据而言，系统得能够支持解除绑定这一功能。全部相关操作，涵盖操作人、时间以及设备编号（要是用到基于IMPINJ E710芯片研发的RFID馆员工作站UR5506）等信息，都应由档案系统完整记录予以存档，用以满足审计以及追溯的需求。
操作员把已绑定标签的实体档案，堆叠放置在RFID馆员工作站上，读写器能够自动批量读取所有标签的信息，然后传输到系统里，系统接着查询绑定的电子档案信息，并且列表展示出来，经过操作员确认之后，就能够批量完成装盒上架，系统同时更新档案状态为“在库”，还生成操作日志。
待执行的出库流程，跟入库流程相类似呈现，借助RFID馆员工作站，对待出库的档案标签，进行批量读取。档案系统校验信息之后，操作员开展拆盒下架操作，系统会把档案状态，批量更新成“出库”。这一流程，确保每一份档案的流动，都有依据可以查考，强化了资产安全管理。
在进行盘点的时候，操作员凭借手持终端，先是扫描层架标签，而后扫描放在架上的档案。在此之后，数据借助WIFI传回到系统之中，经自动比对生成一份盘点报告，这份报告标明了在架、缺失、错架等众多状态。与此同时，部署于库房出口的RFID门禁UD6680设备能够实时识别经过的档案标签，随后与出库授权记录进行比对，以此对未授权出库行为马上实施报警处理而且进行记录。
系统得能够依照RFID电子标签信息，即时性地统计处于库内、已然出库以及属于异常档案方面的种种数量，于电子库房之中的界面里，能够以可视化图形的模式呈现各个档案柜的存储情形，借助不一样的颜色来区分状态，这给管理者提供了直观的那种数据看板，对资源调配以及库房规划起到辅助作用，。
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