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RFID技术应用于档案管理信息化管理

发布时间:2016-6-8 10:02:03

系统介绍
 如何快速准确的找到档案呢?在档案管理馆、企事业单位档案管理处,经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中,起着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象,而信息技术手段的应用则是解决问题的关键。RFID射频识别技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。

RFID技术应用于档案管理信息化管理

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建设功能
  鉴于RFID自动识别技术的优点,将其应用于档案管理工作中不仅能大大提高管理的效率,同时还有助于提高档案管理的安全性。由此,一套基于RFID射频识别技术的档案管理自动化管理系统,其主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成,如图所示。

RFID档案管理.jpg

档案管理系统由中心数据库和终端管理器组成,是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括UR6258超高频固定式读写器与MT7000手持式阅读器,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。RFID电子标签读写器的作用是负责将数据库中的信息写入RFID标签或是将RFID电子标签中的信息导入数据库;手持式超高频数据采集终端是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件,管理员将采集到的数据导入至中心数据库,进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。
2、档案管理信息系统
  该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成,而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。
3、系统具体功能如下:
(1)储位管理子系统:该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配,从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。此外,储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能,可实现档案馆储位的可视化、动态化管理。
(2)查询管理子系统:在档案需要被查阅时,由该子系统提供档案编目查询、密级查询等,并发出出库指令,指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架,使得档案架上的指示灯亮起,管理人员按指示灯指示做出库作业。
(3)销毁管理子系统:档案入库前,在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限,当到达保管期限时,销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息,由管理人员作进一步处理。管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。
(4)安全管理子系统:该子系统负责档案防盗和现场监管,实施档案管理的安全机制。当档案盒在非正常情况下离开储位(指不经查询子系统发出出库指令情况下),安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息,将档案信息无线传回管理系统,监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块,警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。
   综上所述,RFID自动识别数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接,由RFID射频识别数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写RFID电子标签;档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时,可对系统用户设置不同权限,以实现对用户的安全性管理。
1、非接触式数据采集。RFID射频识别技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒,只需将粘有RFID电子标签的档案盒在UR6258阅读器前经过,就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息,缩减了管理者的作业环节,提高了作业效率,从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。

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2、快速扫描,且一次性数据处理量大。RFID读写器可以同时从多个RFID射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如UR6258电子标签读写器可以每秒读取800个电子标签的数据,这比传统扫描方式要快超过500倍。
3、标签信息容量大,使用寿命长,可重复使用。和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比,RFID电子标签可存储的数据量大大增加,可达1K甚至更大的容量;标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能,从而可实现标签的重复使用。
4、安全性高。电子标签的数据存取具有密码保护,识别码独一无二,无法仿造,这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。

RFID超高频分体式电子标签读写器UR6258是基于IMPINJ R2000芯片深度开发的一款高性能的UHF超高频电子标签读写器,支持EPCglobal UHF Class 1 Gen 2 / ISO 18000-6C ISO 18000-6B协议,支持RS232、RJ45(TCPIP)等多种通讯接口,4个外接TNC天线接口,广泛应用于进出仓储管理、图书管理、称重管理、物流分拣、智能工具柜、医疗耗材柜、智能交通、门禁系统、防伪系统及生产过程控制等多种无线射频识别(RFID)系统。

RFID超高频分体式电子标签读写器UR6258

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5、抗污染性能强和耐久性,传统条形码的载体是纸张,因此容易受到污染,但 RFID芯片对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外,由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上,所以特别容易受到折损; RFID卷标是将数据存在芯片中,因此可以免受污损。
6、体积小型化、形状多样化,RFID射频识别在读取上并不受尺寸大小与形状限制,不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外, RFID电子标签更可往小型化与多样形态发展,以应用于不同档案。
7、可重复使用,现今的条形码印刷上去之后就无法更改, RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据,方便信息的更新。

RFID超高频UHF管理安全门通道UD6680是一款高性能的UHF电子标签门禁通道设备,工作频率902~928MHz,支持UHF EPC Gen2(ISO18000-6C)格式电子标签的快速防冲突解析和读写处理,内置2路红外运动传感器,智能判断人员运动方向,支持人数统计和LED数码管显示,支持盘存和EAS侦测报警两种工作模式,标准RS232串行通讯和网络接口可直接接驳主机、控制器及其它相关设备,是图书防盗、档案门禁、商品防盗、会议签到、门禁考勤、物流仓储管理的理想选择。

RFID超高频UHF管理安全门通道UD6680

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8、穿透性和无屏障阅读,在被覆盖的情况下, RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质,并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下,才可以辨读条形码
9、标签具有EAS防盗功能,配合UD6680门型通道天线,可以很好的防止档案丢失,实现非法取走报警功能。

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