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RFID信息化档案管理解决方案

发布时间:2020-11-3 9:29:27

  经过历史实践证明,纸质档案在解决各种复杂的社会矛盾和各类案件中具有不可替代的证明作用,在某种程度上具备法律效力。从实际应用角度来讲,纸质文件其可依据性和可考性是任何模式的文件形式所不能同类而语的。尤其是手写原稿类文件,被篡改的几率大大低于电子输入类文档。而电子档案是将档案内容以数据形式存在电脑光盘上,由于其具有不稳定性,所以电子档案容易被删改或复制以及电脑病毒的侵害,导致证据文件丢失的可能。纸化文档在相当历史时期内不可取代,今日上海营信小编为读者朋友们介绍RFID信息化档案管理解决方案


RFID信息化档案管理解决方案


  一、档案管理的现状与问题


  1.档案入库流程繁琐且低效


  传统的管理方式,档案入馆后先进行分类、排序,并装订,然后由人工撰写档案盒的相关信息,手工抄写档案目录,并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种传统管理方式耗费大量人工和时间,手工处理方式使得管理流程繁琐且低效。


  2.档案存放次序较易被打乱


  档案管理一般都按分类存放,但在档案存取过程中,由于人工操作的随意性和不可避免的人为疏忽错误,档案存放的次序难免被打乱,档案存放变得越来越无序。



RFID应用于智能档案管理

相关解决方案:RFID智能档案管理解决方案

  3.档案查阅耗时长


  随着档案规模与种类越来越庞大,档案查找日渐困难。一旦所需查找的档案没有按规定存放在指定的位置,查找起来就好比海底捞针,需要将所有的档案筛选一遍。


  4.档案的盘点操作不科学


  由于档案数量众多且档案材料都封装在档案盒内,一般盘点只能清点到档案盒的数量,如果需要盘点完整的档案材料信息,只能靠人工识别并记录,那将是一项十分庞大的工程。


RFID图书管理

相关解决方案:RFID图书管理

  二、RFID信息化档案管理解决方案应用实施


  · 电子标签选择


  一般来说,档案库房的面积较小,可选择高频或超高频(HF/UHF)频段的读写器和无源电子标签。RFID标签根据用途不同可以分为档案标签和储位标签。


  · 标签信息项的设定


  档案标签上储存的信息项包括:档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。


  库位标签上储存的信息项包括:储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。


RFID应用于智能书架共享图书

相关解决方案:RFID智能书架管理系统

  · 标签安装


  将档案电子标签封成卡状或不干胶纸质,贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质,利于RFID标签的粘贴与取下,同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求,可在盒内放置少量干燥剂。


  而储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下,一般只需安装一次。储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。


  · 固定RFID阅读器安装


  在档案室墙壁或天花板上安装阅读器,固定阅读器通过有线或无线网络的方式将信息实时上传至后台服务器。


  · 移动RFID手持阅读器的使用


  用于档案资料盘点、顺架清理。如对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息,从而完成档案顺架盘点。


相关RFID产品介绍:

RFID高频18000-3 Mode3 EPC Class-1协议读写器HR3768,针对娱乐行业机要文件管理、印鉴卡管理、合格证管理等标签重叠密集快速识别场合开发,作为目前最快的高频RFID技术,典型标签处理速度超过200张/秒,射频输出功率0.5-7W可软件调节,有效距离达至90cm以上,可广泛用于档案管理,印鉴卡管理、汽车合格证管理、娱乐行业机要文件管理、证照管理、生物血样采集卡管理等RFID标签重叠识别应用领域。

RFID高频18000-3 Mode3协议读写器HR3768

RFID高频18000-3 Mode3协议读写器HR3768

RFID高频18000-3 Mode3 EPC Class-1协议电子标签读写器HR3728,针对档案管理、证照管理、机要文件管理等标签重叠密集快速识别场合开发,结合专有电子标签解码核心与处理算法,典型标签处理速度超过200张/秒,射频输出功率0.5-7W可软件调节,有效距离达至90cm以上,可广泛用于档案管理,证照管理、汽车合格证管理、娱乐行业机要文件管理、智能文件柜、生物血样采集卡管理等RFID标签重叠识别应用领域。

RFID高频18000-3 Mode3协议电子标签读写器HR3728

 RFID高频18000-3 Mode3协议读写器HR3728

RFID高频智能展示柜屏蔽天线HA4232,是一款高性能的50Ω标准阻抗13.56MHz高频金属屏蔽天线,标准SMA接口支持最高6W功率的ISO/IEC15693协议电子标签读写器,感应距离可达55cm。广泛应用于餐饮管理(智盘)、自助借还书机、图书分拣线、生产线管理、机要文件识别、珠宝管理、新零售、微型图书馆、漂流书柜、档案管理、证照管理、智能试剂柜、实验台试剂管理、智能展示柜、柜台商品展示管理、凭证印鉴卡管理、医疗高值耗材管理等多种无线射频识别(RFID)系统。

RFID高频智能展示柜屏蔽天线HA4232

RFID高频智能展示柜屏蔽天线A4232

  三、RFID信息化档案管理解决方案达到的成果


  安全控制


  实现了档案出入库的安全控制,解决了档案随意进出库房的问题。对于每次档案进出的合法状态,带出人员进行记录。


  档案查找


  对于放置错误的整本档案,通过手持机进行排架定位,确定以格为单位的最小搜索范围。


  档案追溯


  可对每一卷档案出入库数据进行数据挖掘与分析,并配合大屏实时显示档案追溯列表。每本档案何时出库,何时入库等情况一目了然,做到库房监控全方位。


  档案清点


  解决了传统人工档案盘点不清,档案存放位置易出错的难题,实现快速自动化的盘点技术,大大节省了人力物力。


  当前,RFID射频识别技术日臻成熟,正被广泛应用于社会各个领域,愈来愈显示出这一高新技术的显著作用,由于RFID的使用,盘点档案变成一项简单快速的工作:由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令,RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集,并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息,从而完成档案盘点。感兴趣的读者朋友欢迎咨询上海营信了解更多详情应用。

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