有效期限是档案价值体现的重要标志之一，因而超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。 鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。对此上海营信公司小编为大家介绍：作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID（无线射频识别技术）技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。
一、 工业识别RFID档案管理系统功能
1.档案入馆
新的档案入馆前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据馆里以备系统其他模块调用。
入馆时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，储位指示灯亮起，管理人员将档案盒放至指示灯所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入馆完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。
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2.查阅
在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据馆里所储存的数据信息，核对无误后发出出馆指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出馆指令，储位指示灯亮起。当档案经过出馆口时，出馆口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出馆档案一致后确定出馆。此时，系统将记录下档案的出馆时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。
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3.归还
档案归还时，管理员使用RFID读写器读出档案，检查借阅人的信息、借阅时间是否超期，确认被借阅的档案数据是否与RFID标签中的信息相同。这个过程如果如果有问题，系统会进入相应的处理模块进行处理，没问题则根据RFID档案位置信息送回相应的位置。
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4.盘点
由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即获取对档案的相关信息以及相应的储位信息，并自动返回所收集的信息与中心数据馆中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。
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